¿Sabías que ante la situación actual, provocada por la crisis de la COVID19, más del 90% de las empresas se vieron en la obligación de realizar sus eventos de forma virtual?
Y es que los eventos virtuales son una actividad donde se simula digital y virtualmente una reunión o un evento físico. Dicha actividad reúne a diversas personas que se comunican entre sí mediante un canal digital.
Los eventos virtuales no deben desvalorizarse al lado de los eventos físicos ya que estos persiguen los mismos objetivos: Transmitir uno o varios mensajes a un grupo de personas interesadas en adquirir un conocimiento en concreto.
Entre las ventajas de celebrar este tipo de evento se encuentran:
- Reducción significativa en el costo y la logística del evento.
- Interacción en tiempo real.
- Los asistentes podrán acceder a un evento en línea, independientemente de su ubicación. Es una buena oportunidad para ampliar el mercado.
- Análisis de audiencia, más precisos gracias a la tecnología.
Las desventajas de estos eventos son:
- Requieren de un equipamiento básico y conocimientos tecnológicos que no toda la audiencia posee.
- Falta de interacción social entre los participantes que puede producir un efecto negativo sobre el evento.
- No es posible tener el control del ambiente. La participación de la audiencia está en constante peligro y es necesario realizar acciones para encontrar su atención constantemente.
- Es más difícil conseguir patrocinios que en los eventos presenciales.
El impacto de estos eventos se mide mediante los KPIS, es decir cualquier dato numérico del que podemos obtener información útil, como por ejemplo el número de visitas, pico de mayor audiencia, encuestas de satisfacción, participantes que han solicitado información…
Captar y retener la atención del público en este tipo de evento es muy importante a la vez que difícil, se tienen que tener en cuenta una serie de herramientas si buscas el éxito del evento como;
- Conocer a la audiencia que va a participar, es muy importante ya que depende del evento encontrarás un público u otro. Cada evento tiene que diseñarse según su público.
- Patrocinar el evento en los diferentes canales de la empresa.
- Transmitir el contenido de forma natural, para conseguir la atención y el entendimiento de la audiencia.
- Saber qué le interesa a la audiencia y hacérselo llegar, ofrecer temas e invitados que realmente interesen al asistente.
- Cuidar el ritmo. Hay que ir a formatos ágiles, rápidos y dinámicos en los que pasen muchas cosas.
- Favorecer la interacción. Facilitar momentos para que el espectador participe en el evento.
En este tipo de eventos podemos ver que hay que hacer más esfuerzos para llegar al público y forjar una relación con él.
Según un estudio realizado por la empresa Markletic El 71,1% de los organizadores de eventos afirma que la conexión entre el público presencial y el virtual sigue siendo su mayor reto.
Convertir eventos en vivo en eventos virtuales es arriesgado para la organización ya que la mayoría de ellos tienen muchas limitaciones tecnológicas e impiden que los espectadores tengan una experiencia 100% satisfactoria. Esto llevó al uso de los llamados eventos híbridos, que combinan componentes cara a cara (físicos) con elementos digitales (virtuales).
Los eventos virtuales se convierten en televisión interactiva. Estos eventos reúnen a una audiencia muy específica. Pueden reunir un número ilimitado de personas porque solo necesitan acceso a Internet. No es un tipo de evento interactivo y si el usuario puede verlo tantas veces como quiera, pierde su valor.
Por otro lado, los eventos híbridos tienen la ventaja de combinar la creatividad del formato predeterminado con la naturaleza individual. Los eventos recopilados contienen elementos físicos que solo ocurren en el sitio, en momentos específicos, creando valor en la mente de la audiencia sobre el evento. Estas experiencias de vida hacen uso del subconsciente y los participantes las convierten en un solo recuerdo, imprimiendo su sello en su experiencia.
La revista eventscase dice << En un futuro próximo, se podría eliminar el término híbrido, ya que no habrá razón para mantener esa diferenciación. Todos los eventos tendrán componentes digitales y presenciales >>.
Para realizar este tipo de eventos se crean Stands virtuales. Un stand virtual es una forma rápida, fácil y económica de llegar a las masas. Es una simulación audiovisual de un entorno real a través de visuales en 3D. Es un entorno interactivo adaptado a Internet donde se pueden representar espacios reales o diseñados, modelados mediante tecnología de realidad virtual conocida como VRML (Virtual Reality Modeling Language).
Se puede decir que en los eventos virtuales prácticamente se han eliminado los residuos contaminantes, ya que la mayor parte de las herramientas se encuentran digitalizadas. Eso significa que, al planificar eventos híbridos, necesitaremos desarrollar nuevas herramientas para ganar en sostenibilidad. Una alternativa sería la apuesta por los recursos naturales, por ejemplo:
- Buscar un lugar con infraestructuras sostenibles.
- Elegir regalos ecológicos fabricados con materiales reciclados.
- Recintos con iluminación natural, paneles solares y lámparas LED…
Bibliografía:
https://www.pluglatam.com/que-son-eventos-virtuales/
https://www.ixograma.com/tecnologia/eventos-virtuales-que-son-ejemplos-y-organizadores/
https://inarquia.es/borrador-automatico5-claves-decoracion-sostenible-en-tu-hogar/
https://www.mice.lat/post/1039-mci-presenta-los-resultados-de-su-ultimo-estudio-sobr
https://www.eventoplus.com/articulos/como-captar-y-mantener-la-atencion-en-eventos-virtuales/
https://www.eventoplus.com/articulos/que-medir-en-un-evento-virtual/
https://www.grupoeventoplus.com/wp/eventosmagazine/sostenibilidad-en-eventos-virtuales/
https://www.eventoplus.com/archivos/general/publico/eventosMagazine92/Sostenibilidad.pdf